Das Bayerische Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration (StMI) ist eine oberste Landesbehörde des Freistaates Bayern mit Sitz im Herzen Münchens. In unserem Geschäftsbereich arbeiten bei Polizei und verschiedenen Fachbehörden insgesamt knapp 57.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Wohle der Menschen in Bayern. In unserem Haus werden wichtige Leitentscheidungen für die Bürgerinnen und Bürger des Freistaats Bayern getroffen. Wir sind insbesondere verantwortlich für den Schutz und die Sicherheit im Freistaat, kümmern uns um die Demokratie und den Rechtsstaat, sorgen für eine gelingende Integration und fördern den Sport. Unser Anspruch und Selbstverständnis sind, den Bürgerinnen und Bürgern eine moderne und leistungsstarke Verwaltung zu bieten.

Die Abteilung Z gehört mit ca. 170 Mitarbeitenden zu den mitarbeiterstärksten Abteilungen im StMI. Neben Personal- und Haushaltsangelegenheiten, sowohl für das StMI als auch die nachgeordneten Behörden der Allgemeinen Inneren Verwaltung mit ca. 14.000 Mitarbeitenden, ist die Abteilung Z auch für die Inneren Dienste sowie das Facility Management zuständig und trägt damit wesentlich zur Funktionsfähigkeit des StMI bei.

• Organisation und Vorbereitung von Besprechungen inkl. Empfang und Betreuung von Besuchern und Mitarbeitern
• Vermittlung von Telefonaten für die Abteilungsleitung sowie Einrichtung von Telefon- und Videokonferenzen
• Terminkoordination und Kalenderverwaltung sowie Dienstreiseservice für die Abteilungsleiterin
• Postbearbeitung (Ein- und Ausgang) inkl. Betreuung des E-Mail-Funktionspostfachs (u.a. Weiterleitung nach Zuständigkeit)
• Redaktionelle Überarbeitung des Schriftverkehrs, wie Ministerrats- und Landtagsangelegenheiten, Versetzungs-, Beförderungs-, Ernennungsschreiben, Urkunden, Teilnahmebescheinigungen etc.
• Koordinierung der Ministerrats- und Landtagsangelegenheiten innerhalb der Abteilung
• Pflege diverser Telefon- und Adresslisten für die Hausspitze
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen im Integrierten Haushalts- und Kassenverfahren (IHV)
• Mitarbeit für die Personalsachgebiete bei Beurteilungen, Leistungsprämien, Veranstaltungen und Bewerbermanagement
• Elektronische Vorgangsbearbeitung: Erzeugung von Vorgängen in der E-Akte, Verwaltung der E-Akte

• Erfolgreicher Abschluss als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Tarifbeschäftigter (m/w/d) mit erfolgreich abgeschlossenem Beschäftigtenlehrgang I oder
• Überdurchschnittlich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bevorzugt in den Bereichen Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Rechtsanwalts- bzw. Notarfachdienst oder alternativ
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, wünschenswert im öffentlichen Dienst
• Sichere Anwendung des gesamten MS-Office-Pakets, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, fundierte Schreibfertigkeiten und Rechtschreibkenntnisse
• Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
• Kontaktbereitschaft, gute Umgangsformen, gewandtes Auftreten, ausgeprägte Vertrauenswürdigkeit
• Überdurchschnittliche Kommunikations- und Teamfähigkeit, dem Tätigkeitsbereich entsprechende Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität
• Interesse am Aufgabenbereich der Abteilung sowie die im Umgang mit personalwirtschaftlichen Vorgängen zu wahrende Diskretion und Vertraulichkeit.